Ein Hallo aus unserem Office

Wir haben das große Glück, troz der derzeitigen Lage weiterhin in unserem Büro zu arbeiten und so jeden Tag das Haus zu verlassen. Mit unseren Kunden sind wir per E-Mail, Telefon und viel per Video-Call verbunden.

Video-Konferenzen mit den Tools Skype oder Zoom sind für die moderne Arbeitswelt tolle Errungenschaften und unabdingbar, um weiterhin in Kontakt zu bleiben und produktiv arbeiten zu können! Per Video-Call kann man sich sozusagen Face-to-Face sehen, Bildschirme teilen und so das aktuelle Tagesgeschehen in Echtzeit besprechen, ohne sich physisch begegnen zu müssen.

Damit Video-Konferenzen produktiv und für alle Teilnehmer angenehm sind und dies dauerhaft bleiben, haben wir ein paar Basis-Regeln gesammelt, die wir gerne mit Ihnen teilen möchten.

 

Mit Video-Konferenzen bleiben wir in Kontakt

Gerade in Krisenzeiten ist es wichtig, zuversichtlich zu sein und in die Zukunft zu schauen. Wir werden dies gemeinsam schaffen und es werden wieder leichtere Zeiten kommen – da sind wir uns sicher!

Bis dahin sind virtuelle Kontakt die erste Wahl und es ist mutmachend, wenn Menschen täglich miteinander kommunizieren und zusammen arbeiten. Damit Arbeitsabläufe, Absprachen und Aufgabenverteilungen reibungslos laufen, haben wir einige Tipps und Tricks zusammengestellt.

 

Video-Konferenz1

 

Sorgen Sie dafür, dass Sie ungestört sind

Für einen produktiven Video-Call sind alle Dinge, die Sie unterbrechen könnten, unangebracht. Virtuelle Meetings verlangen, gerade bei mehreren Konferenzteilnehmern, ein mehr an Konzentration ab. Denn jeder muss sich auf den Bildschirm fokussieren und aufmerksam verfolgen, wer gerade was spricht. Falls Sie Kinder zu versorgen haben, versuchen Sie möglichst einen Zeitpunkt zu finden, wenn die Kleinen betreut oder beschäftigt sind.

Kommunizieren Sie Ihre Verfügbarkeit

Dies bringt uns gleich zum nächsten Punkt – der Verfügbarkeit: Kommunizieren Sie schon vorab, zu welchen Zeiten Sie erreichbar sind. Planen Sie Ihre Video-Calls so ein, dass Sie weder gehetzt vor den Rechner sprinten, noch verschlafen Ihre Gesprächspartner angähnen. Ihr Mindset sollte so sein, als würden Sie physisch in ein Meeting gehen. Checken Sie deshalb Ihren Terminkalender, wenn Sie Calls planen.

Bereiten Sie Ihre virtuellen Meetings gut vor

Sowohl Ihre volle Konzentration und ein seriöses Auftreten gehören zur Netiquette von Video-Calls als auch die inhaltliche gute Vorbereitung. Nehmen Sie sich schon vor dem eigentlichen Gespräch genug Zeit und bereiten Sie Fragen, Anmerkungen und wichtige Themen vor. Erstellen Sie eine Agenda – das hilft für einen reibungslosen Ablauf. Bei mehr als zwei Teilnehmern ist es sicherlich hilfreich, diese schon vorab per E-Mail zu verschicken, damit alle auf dem gleichen Stand sind.

Lassen Sie die anderen immer ausreden

Wie oben schon gesagt: Video-Konferenzen erfordern mehr Konzentration. Wenn alle durcheinander sprechen, ist es schwierig auszumachen, wer gerade spricht. Deshalb lassen Sie Ihre Konferenzteilnehmer immer aussprechen, gegebenenfalls fragen Sie nach, wenn andere unterbrechen oder Sie etwas nicht zuordnen können – für viele sind Video-Calls etwas Neues und deshalb auch Ungewohntes.  

 

Arbeiten Sie nicht nebenher an anderen Dingen

Auch wenn es Ihr Gesprächspartner nicht sieht, er wird es mit Sicherheit merken: Sobald Sie nebenher an anderen Dingen arbeiten oder etwas lesen, schwindet Ihre Aufmerksamkeit und irritiert die anderen. Auch in Zeiten des Multi-Taskings sind Video-Calls nicht der richtige Rahmen es zu betreiben. Bleiben Sie bei der Sache – dies ist für alle angenehmer und produktiver. Und führt schneller zum Ziel, sodass Sie später mehr Ressourcen für anderes haben.

 

In diesem Sinne: Wir wünschen Ihnen angenehme Video-Konferenzen, bleiben Sie gesund und bleiben Sie weiterhin in Kontakt – wenn auch erst einmal virtuell!

 

 

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